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タイムマネジメントとスケジュール管理の必要性!

タイムマネジメントとスケジュール管理の必要性!

こんにちは、冨永です。2019年、早くも2月に突入しましたね。就職活動も活発に動き始めている頃かと思います。

さて、私は前職に病院に務めた経験があり、医療事務・医療秘書に配属されました。秘書業務とはどのようなイメージをお持ちですか?キラキラしたお仕事だと感じるでしょうか?また、先生方に使われる大変な仕事のように感じますか?
病院規模にもよりますが、私は秘書業務に加え、受付業務もこなしていた為、多方面に気を配るとてもハードなお仕事でした。中でも秘書業務は、先生の一日のスケジュールを全て把握します。忘れっぽい先生には声かけしますし、診療中であればタイミングにはとても気を使います。個別に予約を取られる先生もおられる為、ダブルブッキングになりかねない慎重なチェックが必要です。

そんな私も配属当初は、深刻なダブルブッキングをしてしまい、取引先に大変なご迷惑をおかけし、先生方にも叱責されかなり落ち込みました。そこで、スケジュールと時間管理、先生方や取引先とのコミュニケーション方法を改めました。その管理の仕方やコミュニケーション術は現在の職業にも役立てられており、いくつものお仕事を進める私にとって、マネジメント力・管理方法そして営業トークは自慢です(^^)

では、どのようにしているのか??

まずは、スケジュール管理。
現代はデジタル化しており携帯やパソコンで管理される方が多いですよね。でも私は、今だに紙ベースでスケジュール管理し、手帳を使っています。持ち歩く時に邪魔に思われますが、しっかりとした手帳を持っている人を見ると、出来る人!に見えませんか(^^)??
企業訪問の際に相手を待たせず直ぐに記録でき、変更の際はすぐに対応できるメリットもある為、企業の代表者との交渉の際に好印象を与えているようです(^^)。

次にタイムマネジメント。
仕事を進める上で、スケジュールを手帳に記録するだけでは日々の業務を管理することは困難です。一日の業務をタイムマネジメントし、効率よく進めて行くことが求められます。大量のデータを集め、作成して保存する為には、やはりパソコンでの管理は必要不可欠ですね。
色々なアプリやソフトがあると思いますが、私はチャットワークでタスク管理をしています。取引先と細かく連絡が取れ、タスクで互いに納期管理ができます。マイチャットでは進めている業務内容や、優先順位をタスク管理し、終わった業務は完了で処理する事で、現在残っている業務や、納期、優先順位を把握できるんです。

これから合同説明会やES提出、集団面接、個別面接と沢山の企業様のスケジュールを管理し、また日々のバイトや学業などをタイムマネジメントすることは、これから社会に出る為の始めの一歩なのです。

社会人として、人より一歩先を進む自分であるために!セルフタイムマネジメント・スケジュール管理をしっかり行いましょう。きっと隙間時間ができ、有意義な日常を送れることと思います。そして、隙間時間はゼミへ足を運んで講師に話しかけてみて❣️就活に役立つ情報や新しい私に気づくチャンスです(^^)

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